VOB14 (2008/04/08) Microsoft Office Groove 導入事例（会計事務所1）

当社(会計事務所)では、業務上のデータをほとんどマイクロソフト社のOffice Groove 2007 というソフトで管理しています。

Office Groove 2007 を一言で言うと「データを暗号化してグループで共有する」ためのソフトです。

 簡単に説明します。

まずはGROOVE（ワークスペース）という箱をイメージしてください。この箱の中にデータを放り込むとソフトが勝手にそのデータを暗号化（第三者が見られない状態）してくれます。

そしてまた、その箱をAさんとBさんが2人で共有する約束にすると、Aさんがデータをその箱に入れると、Bさんの箱に自動的にコピーしてくれるという機能もついています。

会計事務所とお客様との間での最も有効な使い方は、「会計データの共有」だと思います。お客様のところで入力した会計データを瞬時に会計事務所で見ることができます（その逆の場合も同様です）。

メリットを簡単に3つにまとめると…

メリット①　バックアップデータ（会計ソフト）のメールを使ってのやり取りがなくなりました。加えて、会計データ自体と通信環境の両方が暗号化されるため非常に安全になります。
メリット②　会計データの最新版が、常に会計事務所とお客様の両方にあるので、仮にどちらかのパソコンが壊れても、最新データの復旧が簡単にできるようになります。
メリット③　アラート機能を利用して、決め細やかな仕事の進捗管理ができる

メリット①

会計データのバックアップをとって、メールにデータを添付して会計事務所に送信する。または、会計事務所から返信されたメールに添付されていたバックアップデータを会計データに読み込むという作業は、かなりパソコンに慣れた方でないと難しい作業です。また、暗号化されていないメールのやりとりは、はがきと封書に例えると、はがきに相当するといわれています。技術的なことはあまり詳しくありませんが、メールというのはやる気になると第三者が簡単に読むことができるのだそうです。

Grooveを使っての会計データの管理では、会社の今使っているデータそのものの「共有」が可能です。したがって、バックアップを送信するという面倒な作業がありません。また、年度更新などのお客様にとって頻度の低い作業も、操作に慣れた会計事務所側が行うことによって、お互いの時間を節約することができます。

また、特に意識することなく、会計データも暗号化されますので、万が一パソコンが盗難にあっても、データが見られてしまう可能性はほとんどありえなくなります。会計データを盗まれてはいけないということで、ネットにもつなげない、スタンドアロンのパソコンで不便な運用をされているケースを散見しますが、このような使い方よりもGrooveを使って、便利かつ安全に使う方が、ずっと現実的ではないでしょうか。

メリット②

Grooveでは、自動的にお客様の会計データを会計事務所にコピーすることによってファイルの情報を共有します。少し難しくなりますが、ひとつのファイルをお客様と会計事務所でシェアするのではなく、お客様が見ているデータはお客様のパソコン内にあり、会計事務所が見ているファイルは会計事務所のパソコン内にあって、それをあたかも同じものを見ているかのように、自動的に処理をしてくれます。

つまり、自動的にバックアップを取っているのと同じことになります。したがって、お客様のパソコンが故障したり、盗難にあったりしても、その直前のデータが会計事務所にあります。また、会計事務所側で何台かのパソコンでGrooveを使っていれば、その数だけお客様のデータのバックアップがあるということになります。これらのパソコンが同時に故障する確率は・・・　天文学的に低いことは簡単に想像できるはずです。

メリット③

Grooveでは、ファイルに更新があると、こちらのイメージのように「お知らせ」が表示されます。したがって、会計事務所からみると、お客様が会計データ入力をされた場合に、わざわざ連絡を頂かなくても分かります。

また、自社の社員が、「今日、どのお客様のどのような処理をしたか」も、新規作成・更新のあった、会計データや、ワード、エクセルのファイルが一目で分かるので、「見ていない様で、きちんと見守っている」社長または上司としての仕事をスマートにこなすことができるようになります。

まとめ

セキュリティーソフトを導入したり、パソコンにパスワードを設定したりして、第三者がログインできないようにするなど、セキュリティーレベルを上げる方法はいくつもあります。しかし、セキュリティーは利便性とトレードオフの関係にありますので、どの業務にはどのレベルのセキュリティーを確保するべきかという課題がついて回ってきました。

セキュリティーだけを優先的に考えた場合、パソコン内の情報を全て暗号化して、パスワードを入力しないと絶対に開けないようにするのが理想です。しかし、暗号化されたデータは検索や共有の面で支障が出ます。このメリット・デメリットがバランスよくコントロールできるのが、Office Groove2007 です。

会計事務所としての使い方やメリットを紹介ししてきましたが、これらのメリットは会計事務所以外のどんな業種にも応用可能だと思います。

http://office.microsoft.com/ja-jp/groove/default.aspx

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筆者プロフィール
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松波 竜太（まつなみ りょうた）
税理士（関東信越税理士会所属）
神奈川大学経済学部卒。大手OA機器商社・会計事務所勤務を経て、現在 浦和税理士法人 代表社員（埼玉県さいたま市）。本業の決算、税務申告・相談を行う傍ら、会計データの統計解析法を研究する。帰納的アプローチにより企業の経営課題を分析し、成果をクライアントである中小企業にフィードバックしている。「多くの中小企業がデータもツールもそろっているのに、それを分析して経営に生かす方法を知らないのは残念。中小企業はもっと生産効率を高めていける」と考えている。「お役立ち会計事務所全国100選 2004年度版」（三和書籍、実務経営サービス編）に選出される。
ブログ：http://www.maznami.biz/