「未来簿記」と「経理ナビ」の部屋

この文書は「これからは収支会計の時代」として税理士新聞２００７年９月１５日号から三回に分けて連載されたものです。

 

これからは収支会計の時代①

会計人、会計制度の常識は中小企業にとって非常識！？

ビズソフト株式会社　中尾安芸雄

「常識を疑う正しい力を身につけよう」。東京大学小宮山総長の本年の入学式でのメインメッセージである。日ごろ、当然に思って気にかけないことの中にこそ、社会を変える重要なヒントがあるものだ。会計事務所の常識、とりわけ「会計」に対する認識も、顧問先にとって非常識かもしれない。果たして、顧問先が考える会計とは、どのようなものなのか。

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「会計」は「経理」の中の６分の１
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会計事務所が行っている業務こそ、中小企業の会計業務の中心である。会計事務所の視点では、それは当然のことと思える。会計事務所の世界では、「会計」と「経理」という言葉は大きな隔たりなく認識されている。つまり 会計・経理とは、取引をすべて仕訳にして、元帳へ転記し、試算表、財務諸表を作成することである。この業務が会計・経理の中心であると当然のように考えている面があるのではないか。しかし、あらためて顧問先の立場から考えると、上記の業務は、会計事務所に言われるがままに行っている記帳業務（あるいは、委託している記帳委託業務）であって、実際にはそれ以外に、もっと切実で根本的な経理という業務があることに気づく。

商売を行う上で誰もが必ず行う経理業務というものがある。請求書を発行し、売上帳や売掛帳に記帳し、入金確認を行うなどの請求・回収管理（１）（図参照）。支払請求書を整理し、仕入帳や買掛帳に記帳し、月末の振込み処理など行う支払管理（２）。現金の出納・金庫管理・銀行通帳の記帳･経費精算などの出納管理（３）。勤怠管理や給与明細書の作成、源泉税納付、社会保険処理等などの給与事務（４）。来月以降の資金繰りを試算し、事業計画を作成し融資交渉などを行う資金繰り（５）。そして、仕訳を起票し、元帳、試算表から、財務諸表を作成、納税申告する会計業務（６）。おおまかに分類するとこのような６つの経理の基本業務がある。

顧問先は、会計・経理といえば、明確ではないにせよ、このような６つの業務を思い浮かべる。（６）の会計業務は、顧問先にとっては、実はもっとも緊急性の低い業務に見える。（１）から（５）は、強制されなくても、また、教えられなくても必ず我流ででも行う必要がある業務である。他方、会計業務は、税務署を経由して納税手続きをしなければならないという意識が働いてはじめて実践する傾向が強い。つまり、会計事務所の考える「会計」は、顧問先にとっては、6分の１あるいはそれ以下の重要性しか感じていない場合が多い。

所有と経営が分離していない中小零細企業が圧倒的に多いこの国では、経営者から株主への説明責任は希薄であり、したがって本来の会計の存在する土壌がない。納税義務によって顕在化する納税会計こそが、現在の会計の中心である。

会計事務所が考えている「会計」は、顧問先にとっては「経理のほんの一部」でしかない。このような視点は、これから会計事務所のビジネスを考える上で非常に重要ではないか。
たとえば、経理の６つの基本業務の中で、（５）の資金繰りに関して、会計事務所は従来積極的に関わらなかった。理由はいくつか考えられる。ただ、一番大きな理由は、会計が経理のほんの一部でしかないという視点が欠如していたことが大きいのではないか。必ずしも計算が得意ではない顧問先が我流ででも行う資金計画の領域に会計事務所が関与しない手はないと考えてみる、そういう視点である。顧問先が喜ぶことには積極的に進出しなければならないし、いずれ誰もが行うようになる。

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「利益」の意味が分からない！
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顧問先にとって緊急性の低い会計は、さらにやっかいなことに常識で理解できる内容ではない。経理の６つの業務のうち会計以外は多少勉強が必要な面はあるにせよ常識の範囲で理解できるが、会計は専門性が高く一般的には理解できない。会計が納税会計である現状はさらにその専門性を高めている。

会計事務所　「今期はかなり利益が出ますね・・」
顧問先　「それでは、さっそく銀行借入を返済しましょう！」
こんな会話が実は未だに現実に存在する。会計事務所が日々当たり前のように計算している利益金額と所得金額の計算過程を、顧問先はどれくらい理解しているだろうか。9割以上の顧問先が、間違いなく理解していないはずである。曖昧な数字、理解しない数字は経営には役に立たない。しかし、会計事務所は何十年も前から、利益を中心に説明する。つまり、財務諸表が理解できないのに、財務諸表で説明する。

経理の６分の１の会計業務、しかも専門知識が詰まった世界のことなどわかるはずもない。会社経営全体から見れば経理業務自体が10分の１くらいのウエイトしかないのが実情である。会計学の勉強をする時間などない。今期の利益は○○万円ですと言われても実感がない。銀行に返済すればお金が減るのだから、税金が安くなると考えるのは、決して笑えないことである。この経営者は即座に我流節税案を考えただけでも優秀だと思う。自分は英語が得意だからと言って、英語が話せない相手に英語で説明するのは少し不親切である。会計事務所と顧問先の関係も似てはいないか。（つづく）

 

れからは収支会計の時代②

損益より収支、過去より未来

なぜ、資金繰りを守備範囲にしないのか？

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シャウプ税制施行から約60年
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会計事務所にとって「会計・経理」は、会社法や税法でも計算体系のベースになっている「適正な期間損益計算」を行うことが第一義である。他方、会計のプロではない顧問先にとっては、会計事務所の守備範囲である「会計」は、日常のさまざまな「経理」業務の６分の１くらいの重みしか持っていないことを前回説明した。このことは、税理士あるいは税理士制度というものをどのように捉えるかによって、まったく異なる議論となる。税理士を、申告納税制度の理念にそって納税義務の適正な実現を図ることだけを使命と考えれば、「会計」が「経理」の６分の１であることにあまり問題はない。しかし、税理士を、数字や法律に強いという特性を活かした中小企業の経営支援サービス業と考えれば、6分の１は問題と思われる。顧問先の立場になって考えれば、会計という難解な数字ではなく、経営者が肌で感じることができる資金繰りのアドバイスを聞きたいと思うはずである。資金ショートを起こさないことが事業を継続することであると経営者はわかっているが、その数字は会計事務所ではなく経営者自身あるいは会社側で管理している。第二次世界大戦後、いわゆるシャウプ税制が施行されて60年近くも経過するのに、未だに多くの会計事務所は、顧問先の資金繰りを計算することができないでいる。これは非常に不思議なことである。ニーズがあるのにそれを解決するサービスが育たない。「会計」よりも経営上重要度が高い「資金繰り」を会計事務所が守備範囲とすれば、顧問先にとって会計事務所の存在価値は一層高まるに違いない。しかし、未だにサービスが普及しないということは、おそらくそこには理由が存在するはずである。それはいったい何なのだろうか？

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資金繰りを守備範囲にできない理由
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理由の一つとしては、会計事務所が会計だけ、つまり税務会計の領域だけで収益を上げることができたことが大きかった。（税務）会計だけで年間50万円から100万円の顧問料を獲得できた時代が長く続いた中では、敢えてサービス向上に踏み切る動機付けが薄かった。ただし１社あたりの平均顧問料は長年上昇することはなく、近年は、下降傾向にあると言われている。今や（税務）会計だけで顧問料を維持することは困難になって来ている。もう一つの理由は、資金繰りのツールがなかったことである。会計業務は、専用機・PC用パッケージソフトが開発され、会計事務所の業務を効率化してきたが、それでも会計事務所の業務は、未だ顧問先自計化率は平均４０％程度で停滞しており、税務会計以外の分野に進むことができなでいるのが現状である。この中で、さらに（税務）会計とは別個の計算体系である資金繰り計算をカバーすることは現実的には無理がある。他に理由もあるが、おそらくこの２つが、戦後60年間も大きな変化が生じなかった主要因であると考える。従来のサービス内容では顧問料は高いと感じる顧問先が増加している今こそ、会計事務所は資金繰りも含めた経営数字のアドバイザとしてそのサービスの変化を顧問先に提示する必要があるのではないか。
 では、なぜ資金繰りのツールがなかったのか。勿論、資金繰り・資金計画のソフトは表計算ソフトのテンプレートまで含めると数多く存在する。ただし、従来のソフトは根本的に２つの問題点を解決していない。まず第一に、損益会計を理解していることを前提に資金繰りソフトが開発されていることである。顧問先の立場で考えればわかることだが、損益会計は十分には理解できていないのであるから、損益会計の計算体系をベースにそれを資金繰りつまり資金収支計算に変換しても、顧問先には理解できない、つまり経営に役立てることはできないのである。顧問先が理解可能とするためには、損益会計から一切離れ収支計算をベースに、つまり家計簿と同じレベルで理解できるようにしなければならない。第二は、リアルタイムに情報を収集する仕組みがないことである。損益会計のように過去の事象を扱うのと違って、資金繰りは、未確定要素を含めて計算しなければならない。大企業の予算管理とは異なり、中小零細企業では、経営者の勘も含め日々流動的に動く情報を常時反映させなければ経営に有用な資金繰り数字とはならない。現場の経理業務と社長の予測を織り交ぜて計算できるソフトの仕組みが必要である。

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ITの進化で強力ツールが誕生
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しかし、現実には資金繰りを計算することはさらに容易なことではない。会計事務所が顧問先の資金繰り予測の計算を依頼されたとする。会計事務所が所持する情報は、先月締め日までの売上と仕入の請求情報と、先月末時点での現預金等の残高までである。得意先ごとの請求、仕入先ごとの請求に対して、その回収予定日、支払予定日の情報が無い。また、今月見込みの売上仕入請求額を社長・営業などから聞き取らなければならない。このように、過去の確定計算である損益会計と比較しても、よりタイムリーな情報を日々集積しなければならないのである。FAX・メールなどを使って表計算ソフトで対応できるものかどうかは容易に判断できる。数社なら可能かもしれないが、顧問先への標準的なサービスにするには無理がある。しかし、ITの進化は、このような難題も解決するツールを提供しはじめた。会計事務所が顧問先の経営数字全般の相談に対応することは、もう現実的に可能な時代になったのである。（つづく）

 

こらからは収支会計の時代③

損益会計の一辺倒から脱却すべき

　会計事務所が顧問先の資金調達をサポートできない理由として、前回は「会計」に対する捉え方の違いを説明した。今回は、会計事務所が資金繰り計算まで業務を拡大できない技術的な原因と、その解決策を解説する。

資金繰りが計算できない４つのウィークポイント

　会計事務所が顧問先の資金繰り計算まで業務範囲を拡大することが難しい技術的な原因は、主に以下の４つである。（１）取引ごとの回収予定・支払予定などの決済情報を網羅的に入手できない、（２）計算時点での売上・仕入等に関する予測数値を網羅的に入手できない、（３）入手した情報から効率的に資金予測を計算するツールがない、（４）顧問先から情報をリアルタイムで入手するツールがない。これらの原因が解決されれば、会計事務所は顧問先の資金計画や短期資金繰りも把握することが可能となり、期間損益計算以外にもうひとつ重要な計算体系である収支計算を業務に取り込むことができる。

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事務所業務を拡大させる新しいシステムに注目
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では、この４つの原因を解決するには、どうすればよいのだろうか。まず、（１）に関して、相手先ごと、取引ごとの回収と支払に関する決済情報を漏れなく入手するには、日々の経理業務と連動して情報を収集する仕組みが是非とも必要である。顧問先に対して、資金繰り計算のために別途事務作業を負担させることは現実的ではなく、また、顧問先に常駐しているわけではない会計事務所員がその作業を担当することも無理である。つまり、営業事務や支払管理などの経理業務を行うことと一体化しているシステムが必要である。
次に（２）に関して、予測数値は、予算制度が運用されている中堅・大企業と違い、中小企業では社長の頭の中に入っている場合が多い。資金繰りを考える場合にも、社長が会計とは別系統で独自の計算（暗算？）を行っている。この予測数値を常時継続して書き込む（書き込みたくなる）ことが必要になる。書き込む動機付けは、社長が理解できる形式であることと、正確かつ簡単に計算されることである。このようなシステムがやはり必要となる。
さらに（３）に関しては、経理業務と一体化したリアルタイムな決済情報と、社長の勘も含めたリアルタイム予測数値とを連結させるシステムが必要となる。会計では、請求書を発行すれば売上が計上されるが、資金繰りでは、その回収予定値が計算対象となる。しかも、これから発行する請求書の回収予測値までも計算対象としなければならない。予定だけではなく、予測・予想までもが一体的に計算されるシステムが必要である。
以上の３つの原因解決方法を、すべて同時に解決したソフトウェアはすでに実現している。経理業務の中の会計処理を行うソフトウェアは「会計ソフト」と呼ばれる。他方、損益計算ではなく資金繰り計算を制度会計・複式簿記から離れて行うソフトウェアを「収支ソフト」と呼称することとする。収支ソフトは、未来の決済情報を主に扱うため、この３つの課題を同時に解決していなければならない。
さて、最後の（４）の課題は、従来は解決不可能な課題であった。ＩＴの進歩が特に必要な課題であったが、最近、Microsoftが発売した「Groove（グルーブ）」というソフトウェアは、顧問先からリアルタイムに情報を入手する一つの解決方法を実現する画期的なソフトウェアである。会計ソフトや収支ソフトのデータ、その他ファイルサイズにほとんど制限なく、簡単・安全・迅速に情報を共有できるソフトウェアである。収支ソフトとGrooveを組み合わせることにより、会計事務所は顧問先の資金繰り計算を完全に業務に取り込むことができるのである。

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損益会計と収支会計は車輪の両輪に値する
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 中小企業にとって損益会計よりも資金繰り計算を行う収支会計の重要性がより高いと述べたが、これは勿論、利益計算、損益会計を軽視しているわけではまったくない。経営状況を把握するためには会計の仕組みは必要であり、また、納税額の計算のためにも必要である。ただ、会計事務所はいままで、損益会計一辺倒であり収支会計を軽視してきた。顧問先の経営にとって重要な収支計算を会計事務所が把握でき、相談業務としてアドバイスが可能となることは、多くの顧問先にとってメリットが大きい。
会計事務所業界と会計ソフトウェアメーカーは、自計化という視点で、長年にわたり、顧問先に会計ソフトによる会計を押しつけていた面はなかったか？自計化であろうが記帳代行であろうが、顧問先のレベルとニーズに合わせて、税務と経営支援を行えることが大切である。

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収支会計という分野にはブラックボックスがない
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収支会計は、社長の売上予測数値を扱うため、社長とのコミュニケーションが必然的に発生する。過去会計、つまり前月の試算表を前にした話しから、経営の最前線にジャンプすることになる。この数字に興味を持たない社長はまずいない。会計事務所が税務という専門分野を離れて社長と経営数値の話しをする厳しい場所かも知れない。収支会計には専門知識はいらないので、ブラックボックスはない。当然、現実的・具体的な商売の話しであり、経営の相談相手として真に活躍できるフィールドではないか。税務等の専門分野の知識と、多数の顧問先事例を体験できる職業上のポジションを活かして顧問先の経営支援をするために、会計事務所が収支会計という武器を持つことを期待する。（おわり）

 

Bチーム経理ナビガイド２
3分で「請求書」ができる

経理ナビを使うと3分で請求書を作ることができます。

ステップ1（ファイル作成）
インストールが終わったら、自分の会社用の「経理ナビデータファイル」を作ります。このファイルに全部のデータが入ります。いわば入れ物です。

「データ管理」メニューから「新規作成」を選んでください。

 

（１） 事業所名　請求書に表示されます。（株）とか省略しない正式な名称を
（２） 郵便番号や住所も同様ですが、空白のままでも請求書は作れます
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

この項目は個別に変更が可能ですから、わからなければスキップ（気にせず次へ）

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
会社のロゴがあれば、ここでロゴのファイルを指定して組み込んでください。
社印も同様です。
必要なければここもスキップ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ステップ２（得意先を登録）

取引カレンダーが出てきますから、請求書を発行する日を選んでクリックしてください。
右側にある「請求書の発行」というボタンを押すと請求書の作成画面が出てきます。
ここで「得意先」ボックスの「＋」ボタンを押すと新規の得意先の登録ができます。一度登録すると次回からは、登録する必要はありません。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

得意先の登録は（１）基本、（２）連絡先、（３）取引の順で設定します。
「基本」では、請求先の名称を登録します・
ポイント
請求書に表示されるので必ず正式な名称を使う
「御中」や「様」は別の箇所で指定するので不要
略称は、「株式会社」等は省略した方がよい
検索キーは必ず設定する
※ 検索キーは後日同一の得意先に請求書を発行する場合や売上帳、売掛回収帳を探すためのものです。得意先名のローマ字3文字くらいは設定しておきます。
（例）山田産業なら「YAM」
 

 

 

 

 

 

連絡先は請求書の住所欄に表示されます。
住所が不要なら省略できます。後日得意先台帳メニューで追加、訂正ができます。
ここで「御中」や「様」を設定します。
ポイント
急ぐなら全部省略してもかまいません。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

取引設定
取引区分や入金口座などの設定をします。
ポイント
税処理は、請求書の消費税の取扱い。いずれかを選択
税処理は請求書作成段階でもう一度選べます
入金口座は、請求書の振込口座として印字されるので必ず記入
回収サイクルも必ず記入
開始残高は記入不要
自社担当者は必要なら記入
※ 回収サイクルが決まっていなければ基本設定のままで。
 

 

 

 

 

 

 

 

金融機関名は「＋」ボタンを押して必ず設定。
請求書に振込先として表示されます。
ポイント
開始残高はゼロのままで。設定不要。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ステップ３　請求書作成
ワープロで請求書を作るのと同じ感覚で請求書が作れます。
品名、数量、単価、金額などの項目を入力します。
ポイント
金額欄以外はすべて省略可能です。
明細欄（下部）に入力すると「ご請求額」欄が自動的に計算されます。

商品名は次回以降も使えますから、商品コード欄をクリックして、ここで商品台帳を作っておいたほうが便利です。
 
おなじみの「＋」ボタンを押すと商品台帳の登録ができます。
ポイント
名称以外はすべての項目を省略できますが「検索キー」だけは省略せず入力してください。検索キーは、とりあえず商品名のローマ字3字。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ステップ4　請求書印刷
作成が終わったら印刷です。
Docuworkusドキュワークを使っているなら、まずドキュワークで出力してみます。
 

 

明細設定
請求書画面に「明細設定」ボタンがあります。
請求書の項目表示の変更ができます。
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

送付メモ
初期設定では上記の「メモ」が入力されています。
必要なら「送付メモ」ボタンを押して、書き換えてください。
ポイント
送付メモを印刷しないこともできます。
ここで変更すると以後すべての請求書に反映されます。
 

 

 

 

 

印刷ボタンを押して印刷の設定をします。
ポイント
一括印刷を選ぶと一定期間の請求書をまとめ印刷できます。
請求書の色もここで指定します。
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

印刷の「詳細設定」で、印刷する項目を設定します。
ポイント
「支払期限」を請求書に印刷したくないときは、ここでチェックをはずします。
「送付メモ」も同様です。

もっと使ってみよう
経理ナビで請求書を作ると、回収管理に使える、帳簿が自動的にできる、資金繰り予定表ができるなど、意識しなくとも作業が済んでいます。
どうせなら、他の機能も使ってみましょう。

 

「経理ナビ」の帳簿の活用

経理ナビの帳簿オプションを導入すると次の帳簿が使えるようになります。
１．預金通帳
２．現金出納帳
３．売上帳
４．売上回収帳
５．仕入帳
６．買掛支払帳
それぞれに役割と特徴がありますが、従来の会計ソフトと違う特徴があります。その最大の特徴は、帳簿は「作る」ものでなく 「出来ている」という考えが根底にあるということです。

会計と経理
企業が帳簿を作成する目的はといえば、企業の活動を記録して、最終的には決算書をつくる、その構成部分としての個々の帳簿という考え方があります。これは、簿記の目的として当然です。この考え方からすると「現金出納帳」や「預金出納帳」は、帳簿体系全体の中の一構成部分ということななります。
複式簿記の帳簿は「仕訳帳」と、これから転記して作成する「総勘定元帳」を主要簿と呼び、これ以外を補助簿と呼びます。預金出納帳や売掛帳等は、補助元帳であり、総勘定元帳の構成部分です。この帳簿の最終的な出口は決算書（貸借対照表、損益計算書）であり、1事業年度の損益を計算し報告することを目的としています。
これまで、複式簿記の帳簿だけが正式な帳簿であると考えていた方もいると思います。 しかし、企業活動で必要になる帳簿はこれだけではありません。企業は請求書を発行し、その代金が回収されたかどうか管理しています。また、支払も同様です。これらの日常的な業務では、複式簿記で求められる帳簿だけでは不足です。むしろ、売掛金管理や支払管理の帳簿のほうが、馴染みがあるといえましょう。ところが、これらは、特に形式というものがあるわけではなく、各社各様にやっています。
経理ナビが準備する帳簿は、このような日常的な経理業務に使うことを考えて作られています。しかし、それだけでなく、経理ナビで「出来た」帳簿は、会計ソフトに書き出し、複式簿記の「仕訳」データとして利用することができます。
 
売掛の消し込みはどうする
請求書を発行すれば、そのお金が入ってきたがどうかの消し込みが必要です。売掛金という債権の管理です。日本では古来、この作業を「帳消し」と呼んだそうです。債権記録（大福帳）を消し込んで消滅した債権と、未回収の債権を管理していたのでしょう。
では、現代ではどうしているかといえば、やはり「帳消し」は、必須の作業で、何らかの形で、どこでもやっています。
 
売掛帳では消し込み作業はできない
帳消し作業で「売掛帳」は、便利でしょうか。「売掛帳」とは、得意先別に1ページ作られ、 左に請求、右に回収が日付順に記帳され、残高が計算された帳簿のことで、いうまでもなく、これが標準的な帳簿です。 この帳簿を消し込みに使うには欠点があり、不便です。日付順であり、請求と回収の関連づけがなされていないので、 分かり難いのです。しかし、ある一定期日（例えば今月末）債権残高の検証のため、この形式はどうしても避けられません。まわりくどい説明ですが、実際に消し込み作業をやっている人なら売掛帳（売上帳）で消し込みはできないということは、すぐにわかると思います。なぜなら、消し込み作業は、 売掛帳を使わず独自の方法でやっていると思われるからです。
 
現代の「帳消し」は「売上回収帳」で
経理ナビの「売掛回収帳」は、この消し込み作業をやるために特化した帳簿です。売上債権とその回収は関連づけがなされています。 実際に試してもらうのが一番手っ取り早いのですが、経理ナビを使うと「消し込み」は、次のようになります。
 
経理ナビで請求書を発行すると
経理ナビで請求書を発行（若しくは売上を登録）すると次の帳簿が自動的に作成（記帳）されます。

売上帳の請求欄
売上帳の回収欄（予定としてブルーで表示）
売上回収帳の売上金額欄
売上回収帳の回収金額欄（予定としてブルーで表示）
預金通帳の入金欄（予定としてブルーで表示）
 
売上帳は特定の期日（月末等）の債権額の合計を把握するために必要です。
売上回収帳は「消し込み」作業に使います。売上回収帳の消し込み作業は、予定通りに入金があれば、回収欄をチェックします。予定より遅れた、 若しくは一部しか入金されなかった場合は「回収修正」という作業を行います。
 
回収帳で消し込み作業をすると
売上回収帳で消し込みをすると次の帳簿に記載済んでしまいます。

売上帳の回収欄の予定のブルーが確定の黒に変わり売上帳の記帳が完成する。
預金通帳のの入金欄の予定のブルーが黒に変わり預金通帳が完成する。
 
最初の話に戻りましょう。経理ナビの帳簿は「作る」のではなくて「出来ている」のです。こう考えて運用すると、 このソフトの使い方が見えてくると思います。

現金出納帳・預金通帳
経理ナビの現金出納帳には、会計ソフトと違う、いくつかの特徴があります。経理ナビの出納帳を使いこなすため、まず、出納帳は何のためにあるかということを、考えてみたいと思います。

出納帳の目的とは
現金出納帳を何のためにつけるかという目的の第一は金銭管理です。今朝、有ったお金から使ったお金を差し引きしたものが手元に有るはずです。これを確認することが出納帳記帳の目的です。
出納帳の目的の二番目は、現金の出入り（フロー）のデータを記録して集計することです。この作業の出口は決算書の作成です。
経理ナビの出納帳は、この一番目の目的である金銭管理に使いやすいように出来ています。ここで必要なデータ項目は（１）今朝いくらあったか、（２）今日の入金は？（３）今日の出金は？の3項目です。

入金と出金は取引カレンダーからやってみる
思い切って「帳簿をつける」という作業をやめてみましょう。取引カレンダーから「出金」や「入金」を登録し、一日の最後に帳簿を開いてみてください。残高が計算された帳簿が出来ています。ここで、手元の現金と確認してみてください。
もちろん、取引数が多い会社は、これでは間に合わないかもしれませんが、「帳簿はつけるものでなく、出来ている」と割り切ってみるのも一つの方法です。

経理ナビの仕訳書き出し機能
出納帳を記帳する目的の二番目、複式簿記の基礎データとしての出納帳という役割はどうでしょう。この点では経理ナビは「仕訳書き出し」機能があり、テキストデータを会計ソフトに送ることができます。この段階になると「会計」特有の知識が必要となるものもあります。しかし、日付、支払先、金額、支払の内容がきっちりと記入されていれば、会計データへの変換は必ずできるので安心です。この項目は、金銭管理という点からも必須の項目です。

経理ナビの出納帳の特徴
会計ソフトの「金銭出納帳」と経理ナビの出納帳では基本的な考え方が違います。経理ナビの出納帳は「金銭管理」を第一の目的としており、ソフトが多機能であるため、固有の特徴があります。ここをまず理解してください。

年度の考え方がない
会計ソフトと異なり「年度」という考え方がありません。ここから、12月決算の会社を例にすると前年12月分と今年の1月分のデータを連続して、切れ目無く入力や参照ができます。

勘定科目がない
会計ソフトでは勘定科目が分からない（決定できない）と登録ができません。経理ナビは勘定科目という考え方がないので、自分のイメージした理解できる名称を「相手先」として登録できます。「相手先」は必須項目ですが、具体的な支払先の名称であっても、「工場残業夜食」等の分かりやすいものでもかまいません。

取引区分の選択が必要
取引カレンダーから入出金を登録するには、まず「売上」「仕入」「経費」「その他入金」「その他出金」「給与・賞与の総額入力」のいずれかをクリックします（これは経理ナビが「経理ソフト」であるとともに、資金収支管理ソフトでもあるという特徴からきています）。
この項目だと特に判断が必要ということもないと思いますが、借入金の返済などは「経費」でなく「その他出金」としておくと、収支予定表などの経理ナビの他の機能を使うときに便利です。車両などの購入は会計上固定資産で「経費」ではないのですが、経理ナビでは、「その他出金」でも「経費」でもどちらでもかまいません。
取引カレンダーから入金・出金を登録して出納帳を開くと出納帳の記帳は終わっています。

出納帳から入力する場合
帳簿形式で入力するほうが便利と思う方は経理ナビ出納帳から通常の出納帳のように入力ができます。この場合は「取引区分」という項目を選択しなければなりません。この場合選択できる取引区分は「給与」「賞与」「経費」「その他入金」「その他出金」です。

現金引き出し、預金預け入れ、口座間振替の入力
預金から現金を引き出した、現金を預け入れした、これらは、経理ナビでは「口座間振替」と呼び特別の取扱いになっています。取引カレンダーでも現金出納帳でも「口座間振替の入力」というボタンを押して入力してください。

売掛金回収と買掛金支払
経理ナビ出納帳と預金通帳では、売掛金回収と買掛金支払いは、予定データとして記帳が済んでいます。予定通り、入金があり、また支払を行った場合は、「通帳等で確認済み」にチェックを入れるだけです。
回収予定、支払予定のデータは、請求書を発行する、売上を登録する、仕入を登録することにより、自動的に生成され、それぞれ該当する出納帳、預金通帳に記帳されます。
予定データはブルーで表示され、「通帳等で確認済み」にチェックを入れて確定すると黒に表示が変わります。
売掛金回収と買掛金支払いは、現金出納帳と預金通帳画面で入力することはできません。

消し込み作業の手順
請求書を発行した売上は回収実績に基づき消し込み作業を行います。仕入データも同様です。では、どうすれば、この作業が簡単にできるでしょう。
営業事務等の経験者であれば、普段やっている通りにこの作業を行ってください。経理ナビを使うとこの作業が格段に効率よくなります。
１．売掛残高一覧表を開き、月次選択セレクターで今月を指定します。
２．今月回収予定の一覧表が表示されますから、入金が有ったものをダブルクリックします。
３．該当する回収金額の売上帳が開きます。
４．ここで回収金額をダブルクリックすると「回収修正」メニューが開きますから、「通帳等で確認済み」をチェックするか必要に応じて、日付や金額等を実際のもの訂正します。
直接、現金出納帳や預金通帳で消し込みを行うこともできます。この場合は預金通帳画面で予定として表示されている回収、支払の行をチェックして、回収、支払処理を行うことができます。売掛金や買掛金の数が少なければ、この方法が便利です。

予定通り回収されなかった場合
予定通りの期日に回収されなかった場合や一部入金、値引き、振込手数料を相殺された場合なども対応ができます。次のように処理してください。
回収期日が遅れている場合
予定した期日に入金がなかった場合は、預金帳の入金項目をダブルクリックすると売上回収帳が開きます。該当する日付の回収欄をダブルクリックすると「回収修正」画面になります。
ここで回収予定期日を変更してください。
一部入金があった場合
100万円の請求に対し80万しか入金がなかった場合の処理も同様です。「回収修正」で金額欄を実際に入金があった金額に変更してください。売掛回収帳で確認すると一部入金として残高が計算されていることが確認できます。もちろん、売掛残高一覧表の残高も更新され、残金の回収予定月に「回収予定」として計算されます。
振込手数料の相殺や値引き
これも同様に売掛回収帳から「回収修正」画面で行います。回収修正画面には「手数料作成」と「値引き作成」ボタンがあります。このボタンを押して実際に入金があった金額を入力すると差額が「手数料」や「値引き」として登録されます。

普段の業務手順通りに行っていけば、経理ナビの帳簿はほとんどが自動的に作成されています。記帳するのではなく「確認」し「修正」する作業が大半となります。
更に、この経理ナビの帳簿は会計データとして会計ソフトに書き出すことができます。決算を行い、税務申告書を作成する、消費税の計算をするなどの作業も企業にとって避けることのできない業務ですが、このための労力を大幅に削減できます。
仕訳書き出しの詳細は別項目のガイドで解説します。

コンピュータ簿記と会計

当初、会計へのコンピュータの利用は、莫大なコストを要し、中小企業には無縁のものであった。その後もコンピュータ会計といえば税理士事務所のオフコンの時代が続いたが、今や零細企業や個人事業者でさえ導入できるパソコンの低価格化の進行と使いやすい会計ソフトの登場でコンピュータ会計は、一気に身近なものとなり、中小企業の記帳コストの削減に大きな役割を果たしている。

しかし、現在のパソコン会計ソフトとその運用をみるならば、それはメインフレーム時代の思想から一歩も変わっていない時代遅れのものではないだろうか？文字通りコンピュータが、どこにでも有る「パソコン」となり、ネットワークが当たり前の時代にふさわしく中小企業の簿記・会計は変わったであろうか？メインフレームがパソコンのネットワークに取って代わったように、簿記会計は変わったであろうか？

現状では、中小企業でパソコン会計を導入したとしても手作業用より早い、転記ミスがないという「記帳コスト削減」という効果にとどまり、それだけの便益しか享受していない。これは手作業を「機械化」しただけであり、いわば高機能な電卓とタイプライターという利用である。

現在のコンピュータ会計のデータは、各種の入力インタフェース（帳簿形式や伝票形式）から入力されトランザクションとして登録されたデータベースであり、電子的な符号である。これには、「仕訳帳」とう概念も「元帳」という概念もない。会計ソフトは、「結果として」の複式簿記のアウトプットを踏襲しながらも、実際はソフトウエアの計算ロジックにより、紙のシステムと同様の結果をアウトプットの要求に応じて、その都度出力される。パソコン会計ソフトは、紙の時代のシステムを擬制したものであり、転記も行っておらず、貸借不一致という事態も起きようがないものであり、その正確性はもっぱらプログラムの計算ロジックの正確性に依拠している。市販ソフトでいうならばこれはブラックボックスであって、ユーザにはみえない。

複式簿記が誕生して5百年といわれ、いわば完成したシステムとして私たちの前にある。複式簿記を、「原初記録簿である仕訳日記帳に取引を複式記入し、これを元帳へ転記し、その結果から誘導的に財務諸表を作成するシステム」と定義し、ここに複式簿記の正確性検証機能を見いだすとするならば、コンピュータ簿記は、紙を前提としたシステムとは全く異なるシステムである。

 

新しいコンピュータ簿記の可能性とは

これまでのパソコン会計ソフトは、記帳コストの削減を目的として設計され紙を前提とした簿記システムを擬制したものである。しかし、現在のコンピュータ簿記では、入力されたデータは、一定の規則に従ったデータベース構造のデジタル符号であり、もやはここには、仕訳帳や総勘定元帳という概念はない。コンピュータ簿記は、紙を前提としたシステムとは全く異なるものなのであるり、ここに着目すれば簿記は全く新しい可能性を持つ。

では、簿記が「コンピュータ簿記」となることによってもたらされる新しい可能性とは何であろうか？

可能性１

第一にコンピュータ簿記は、紙を前提としないため、従来の簿記の仕訳データに多数の属性情報を付加することが可能となる。さらに従来の簿記では「取引」概念に含まれないものまでトランザクションとするデータベースの設計が可能となる。

そもそも複式簿記は最小の記帳で誘導的に財務諸表を作成すること、検証が可能であることがすぐれた特性としてあげることができるシステムであり、すべての取引を「日付」「借方科目」「貸方科目」「金額」の必要最低限の構成要素とする「仕訳」というデータ形式で記録する。したがって、経営にとって重要な情報であっても見積もりや引き合い等の情報は記録の対象ではない。また、売掛債権を例にすれば、その発生日は債権成立の日として記録するが、その回収予定日等の様々な「属性」情報はシステムの必須項目ではない。しかし、コンピュータ簿記では「属性」が増えること、複式簿記では「仕訳」に該当しないトランザクション（見積もりデータ等）を対象として記録範囲を拡大しても作業量の増加につながらない。

このことにより、簿記は期間損益計算目的だけでなく複数の出口を持つことが可能となる。これらの集積したデータの中から複式簿記システムに必要なトランザクションだけを選んで、仕訳形式で書き出すことが可能である。

可能性2

第二にコンピュータの利用により、一つのインプットデータから複数のトランザクションの自動生成が可能となる。

売掛金発生（請求）データには、必ず回収予定期日が存在し、この回収予定トランザクションは請求データに「予定期日」という属性を付加することにより、回収予定日のトランザクションを自動的に生成することが可能となる。この予定トランザクションは、期日が到来して実現すれば確認作業のみで入力は不要となる。

可能性3

第三に、データの構造の共有によるデータ互換である。

このデータ互換という点では従来の「社内」標準ではなく共通形式によるＸＢＲＬ等の標準化の方向が始まっている。標準化は、情報が流通するための不可欠な条件であり、どれがスタンダードとなるかの違いでしかない。

これにより、自社の販売データ（請求）は、そのまま取引先の仕入データとしての転用が可能である。

これらがコンピュータを前提とした、これからの時代の簿記「未来簿記」の可能性である。

 

未来簿記と経理ナビ

簿記の自動化へ

未来簿記の一つの特徴は自動化である。企業は日々の経理業務をパソコンで行い、作業の結果を電子データ残すことになる。このデータの中から財務諸表作成に必要なデータを掬いだし、加工すればよい。もちろん、この加工は自動化できる。

複式簿記の構成要素は「日付」「借方科目」「貸方科目」「金額」である。コンピュータ簿記は、これを１レコードとする構造であり、日常の経理業務の結果をこの構造で取り込めば財表的簿記の大半はデータ作成の必要がない。

「経理ナビ」は、この機能の多くを実現している。経理ナビで作成した請求書のデータ、支払管理のデータ、作成した給与明細書のデータは、仕訳データとして書き出すことができる。

 

新たな可能性　対象の拡大（取引概念の変更）

しかし、自動化だけでは、早く便利になっただけであり、「大転換」ではない。コンピュータ簿記がもたらす可能性はもっと根本的なものである。

私たちの考える「未来簿記」は、企業活動で生成した貨幣単位で表現されるトランザクションをすべて対象とする。「取引」概念の拡大である。従来の簿記は、財産の管理を目的とし、財産状態の増減に関するデータだけを「取引」としてきた。しかし、未来簿記では債権として確定していない見積・受注などの経済活動も対象とする。これにより、引き合い、見積もり、請求、回収という一連の活動を連続的に管理することが可能となる。

「経理ナビ」の収支予定表は、一つのセルに複数の情報を登録することが可能であり、従来の簿記で対象となる売掛金発生データと、対象とならない「見込み」等のデータを一つのアプリケーションデータの中に混在して管理することができる。

 

新たな可能性　時間軸（属性）の追加

複式簿記のデータは「日付」「借方科目」「貸方科目」「金額」で1セットである。これ以外にも人名勘定である「補助科目」、消費税集計に必要な「税属性」など属性情報が付加される。複式簿記でいう「日付」は取引発生日（会計上の起票日）である。

日常の経理業務（請求事務）の中では請求書を発行すれば、同時に回収予定日も管理する。実際の取引では一つのデータに複数の「日付」情報が付加してのである。「回収予定日」や「支払日」等である。ところがこれらは財表的簿記では不要な属性である。

これら従来の簿記にとって不要な属性もこれを捨てる必要はない。従来の簿記で不要な属性であっても経営管理には有用（必須）であり、様々な属性情報も同様である。

属性情報のうち特に資金決済日に関する属性情報は企業の資金計画（資金会計）にとって重要な情報である。

 

新たな可能性　予定トランザクションの自動生成

簿記がコンピュータ簿記となることによりもたらされる特性の最も注目すべきは「トランザクション自動生成」の可能性である。

請求書の発行（債権の発生）という事実から、売掛金の回収（債権の消滅）という将来の事実を予測できる。

売掛金の発生は複式簿記では（借方）売掛金／（貸方）売上として表現され、回収は（借方）預金／（貸方）売掛金として表現される。取引として2個である。現実には第1の取引（トランザクション）を登録した時点で第2の取引（回収）も予定トランザクションとして登録することが可能であり、これはコンピュータプログラムで自動的に生成することができる。

ところが、複式簿記の概念では、これからら生起する予定を取引（トランザクション）として記帳することはあり得ないことである。

しかし、コンピュータ簿記では、この生成に必要な情報を第1のトランザクションに属性として付加することは、可能であり、何も問題がない。

この属性（回収予定日情報等）を付加することにより、第2の取引のトランザクションを自動的に生成し「予定」という属性を付加しておくことが可能となる。

これこそ未来簿記の大きな可能性と言えないだろうか。

 

ビズソフト経理ナビの可能性

経理ナビは請求書の発行、仕入代金の支払の管理、給与明細書の発行という「経理ソフト」であり、これらの日常業務を行えば、「収支予定表」という資金繰り計算書が作成され、ここで作業した結果は会計ソフトの「仕訳」データとした書き出すことができる。

未来簿記の可能性が、ビズソフトの「経理ナビ」として我々の前に提示され、現実のものとなった。